Mitarbeiterjahresgespräche

Die jährlichen Mitarbeitergespräche stehen an. Viele Führungskräfte verbinden mit diesen Jahresgesprächen leider nicht unbedingt Positives, sondern assoziieren zuerst den damit verbundenen Zeitaufwand für die vielen Einzelgespräche. Außerdem müssen die Gespräche meist auch noch bis zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführt sein. Lesen Sie in diesem Artikel, wie Sie Mitarbeiterjahresgespräche erfolgreich führen…

Mitarbeiterjahresgespräche sind für den Erfolg einer Organisation unerlässlich. Sie sind Werkzeuge zur Zielerreichung und dienen der Weiterentwicklung und Förderung der Mitarbeitenden. Erfolgreiche Mitarbeiterjahresgespräche können Mitarbeitende motivieren und an die Organisation bzw. Unternehmen binden.

Welche Themen werden in Mitarbeiterjahresgespräch behandelt?

Mitarbeiterjahresgespräche vereinbaren die Führungsinstrumente Zielvereinbarung, Leistungsbeurteilung und Mitarbeiterentwicklung. Im Fokus stehen Ziele und Motivation, Erfolge und zukünftige Entwicklungen. Bei diesen institutionalisierten Mitarbeitergesprächen werden wichtige Aspekte der Personalführung zusammenhängend besprochen.

Das Mitarbeiterjahresgespräch dient als Kooperationsgrundlage zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden. Da verschiedene Aspekte zusammenhängend besprochen werden, gestaltet sich nicht nur die Durchführung, sondern auch die Vorbereitung als sehr zeitintensiv. Durchschnittlich beträgt der Zeitumfang ca. 1,5-2 Stunden pro Mitarbeiter*in.

Oft werden von Organisationsseite aus Hilfsmittel wie Checklisten o. Ä. zur Vorbereitung für Mitarbeiter und Führungskräfte zu Verfügung gestellt, ebenso ein Gesprächsleitfaden für die Führungskraft und ein Dokumentationsbogen, den beide Gesprächspartner abschließend unterschreiben.

Wie läuft das Mitarbeiterjahresgespräch normalerweise ab?

Der Gesprächsablauf des Mitarbeiterjahresgesprächs orientiert sich an einzelnen Gesprächsabschnitten, die aber auch an den Bedürfnissen der Gesprächspartner ausgerichtet werden können. Das heißt in einer groben Übersicht:

Ablauf Mitarbeiterjahresgespräch

1. Zuerst wird das vergangene Jahr rückblickend bewertet: Wie waren die Aufgaben, die Zielerreichung und das Arbeitsverhalten in der vergangenen Periode? Dies kann weiter untergliedert werden in a) zurückliegende Fördermaßnahmen, Tätigkeitsschwerpunkte und Beschreibung bzw. Veränderung der Arbeitssituation. Dann kann b) die Zielerreichung überprüft werden. Hier erfolgt die Vorgesetzten-Beurteilung erst nach der Selbstbeurteilung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin im Hinblick auf Leistung und Arbeitsverhalten. Nach der gemeinsamen Reflexion und ggf. einer Abweichungsanalyse, endet dieser Gesprächsabschnitt in der festgelegten Gesamtbeurteilung der vergangenen Periode.

2. Der zweite große Gesprächsabschnitt behandelt Aufgabenziele und Arbeitsverhalten für das kommende Jahr. Hier geht es darum, Zufriedenheit, Potenzial und Entwicklungsziele einzuschätzen und in einem nächsten Schritt gemeinsam konkrete Vereinbarungen mit Hauptaufgaben und Tätigkeitsschwerpunkten für das kommende Jahr zu treffen. Danach werden Entwicklungs- bzw. Fördermaßnahmen definiert nach Art, Zeitraum, Voraussetzungen etc.

3. Im dritten großen Gesprächsabschnitt des Mitarbeiterjahresgesprächs geht es um den Austausch bzw. Feedback zu Führung und Zusammenarbeit Zuerst stellt der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin dar, wie er/sie Führung und Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen erlebt hat. Anschließend erhält er/sie Feedback von der Führungskraft. Bei Differenzen wird gemeinsam nach Lösungsmöglichkeiten gesucht. Abschließend werden die Ergebnisse zusammengefasst, schriftlich vereinbart und das Mitarbeiterjahresgespräch positiv beendet.

Wie lauten Ihre To-dos nach dem Mitarbeiterjahresgespräch?

• Als Führungskraft sollten Sie die im Mitarbeiterjahresgespräch gemachten Zusagen einhalten und Maßnahmen im Rahmen Ihrer eigenen Zuständigkeit zeitnah einleiten.
• Vereinbarungen, die Dritte betreffen, sollten nach dem Einverständnis Ihres Mitarbeiters/Ihrer Mitarbeiterin an die zuständige Person oder Stelle weitergeleitet werden.
• Es sollte ein Zwischentermin zur Verfolgung der festgelegten Maßnahmen und Ziele vereinbart werden.
• Des Weiteren sollten Themen, die alle Mitarbeiter betreffen, in Team-Meetings oder anderen Formen von Mitarbeiterbesprechungen aufgegriffen werden.

Erfolgsfaktoren für das Mitarbeiterjahresgespräch

Gute Mitarbeiterjahresgespräche zeichnen sich durch eine möglichst symmetrische Gesprächssituation aus: Das Gespräch findet auf Augenhöhe statt. Vorgesetzte und Mitarbeitende haben beide die Möglichkeit, Bilanz zu ziehen, neue Ziele und Perspektiven zu diskutieren und ein Feedback zu erhalten.

Viele Organisationen verzichten auf klassische Mitarbeiterjahresgespräche und haben stattdessen andere Feedback-Formen etabliert wie z. B. Jahres-Feedbackgespräche, 360⁰-Feedback oder ein anderes System, das ständigen Austausch und Feedback erlaubt.

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