Beurteilungsgespräche

Beurteilungsgespräche finden meist im Rahmen von Mitarbeiterjahresgesprächen statt. Bei Mitarbeitern oftmals unbeliebt ist Fingerspitzengefühl gefragt, damit das Beurteilungsgespräch Ihre Mitarbeiter*innen und das Unternehmen voranbringt.

Bevor Sie als Führungskraft ein Beurteilungsgespräch mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter führen können, müssen Sie zuerst einmal rückblickend ihre bzw. seine Leistungen beurteilen. Oft werden aber auch das Potenzial der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters für zukünftige Aufgaben, also die Kann-Leistung, beurteilt. Als Führungskraft sollten jedoch Sie zwischen diesen zwei Systemen gedanklich trennen können.

Welche Leistungen können Sie beurteilen?

Rückblickend können Sie folgende Leistungen beurteilen:

• ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden,
• ob die arbeitsbezogenen Aufgaben in der entsprechenden Qualität und Quantität erfüllt wurden oder
• wie das Arbeits- und Sozialverhalten z. B. im Umgang mit Kunden oder im Team war.

Als Führungskraft können Sie aber auch beurteilt werden, z. B. nach ihrer Delegations- und Entscheidungsfähigkeit, nach ihrer Motivation oder inwiefern Sie Ihre Mitarbeiter*innen fördern.

Das Potenzial für weitere Aufgaben, also die Kann-Leistung, können Sie beispielsweise anhand folgender Kriterien beurteilen:

• der Auffassungsgabe
• der Verantwortungsbereitschaft
• der sozialen Kompetenz
• der Leistungsmotivation etc.

Aber Achtung: Bei all diesen abstrakten Kriterien sollte genau festgelegt sein – auch für die Mitarbeiterin und den Mitarbeiter –, was beispielsweise „Teamfähigkeit“ beinhaltet: etwa z. B. „Zusammenarbeit bzw. gemeinsame Erledigung von Arbeitsaufgaben“ oder „Zusammenarbeit mit anderen Bereichen innerhalb der Arbeitsaufgabe“ oder „Geben und Nehmen von Feedback“…

Welche Möglichkeiten der Beurteilung haben sie?

Neben einer freien Beurteilung anhand Ihrer Eindrücke gibt es auch die Möglichkeit, dass Sie die Leistungen verschiedener Mitarbeiter*innen vergleichen oder kennzeichnen, ob bestimmte Kriterien auf Ihre Mitarbeiter*innen zutreffen oder nicht. Doch diese Art der Beurteilung ist oft sehr subjektiv geprägt und selten nachvollziehbar.

Meiner Ansicht nach ist ein Einstufungsverfahren am besten, bei dem Sie Ihre Mitarbeiter*innen anhand von z. B. numerischen Skalen (z.B. von 1-10) beurteilen können. Hier besteht auch die Möglichkeit, die Kriterien zusätzlich noch zu gewichten, sodass Sie ein differenzierteres Bild erhalten, ab wann die Kriterien der Beurteilung beispielsweise als gut, hervorragend oder stark verbesserungswürdig erscheinen. Anhand der Skalen lassen sich die Eindrücke im späteren Beurteilungsgespräch auch gut miteinander abgleichen.

Welche Beurteilungsfehler können sich einschleichen?

Da gibt es – überraschenderweise – relativ viele. Um hier nur einige zu nennen:

• Sympathie und Antipathie können Ihre Beurteilung beeinflussen.
• Auch besteht die Gefahr, dass Sie Vorurteile anderer bezüglich eines/r Mitarbeiters/in oder einer Mitarbeitergruppe kritiklos übernehmen.
• Möglich ist auch, dass eigene positive oder negative Eigenschaften auf den/die Mitarbeiterin projiziert werden und zum Beurteilungsmaßstab werden (Projektionen).
• Auch ist es möglich, dass ein besonders positives oder negatives Kriterium hervorsticht und so Ihre Beurteilung beeinflusst (Halo-Effekt).
• Mitarbeiter, die länger nicht befördert wurden, können unterschätzt werden (Kleber-Effekt).
• Erst kürzlich erzielte Leistungen werden oft stärker bewertet als länger zurückliegende (Regency-Effekt).

Was bedeutet das für Sie? Wie können Sie Beurteilungsfehler im Mitarbeitergespräch möglichst reduzieren?

Sie können diese Fehler reduzieren, indem Sie

• ein geeignetes Einstufungsverfahren wählen,
• sich regelmäßig schriftlich Notizen über konkrete Beobachtungen zu Leistungen und Arbeitsverhalten Ihrer Mitarbeiter*innen machen,
• Ihre Notizen erst abschließend zu einem Gesamtbild zusammenfügen und
• versuchen, sich der möglichen Fehlerquellen bewusst zu sein und ihnen entgegenzusteuern.
• Wenn Sie mehrere Mitarbeiter*innen beurteilen, überprüfen Sie am besten noch einmal, ob Ihre Werte in etwa der Normalverteilung entsprechen (Achtung: Die Anzahl sollte mehr als 30 Mitarbeiter*innen umfassen.)

Wie führen Sie nun das Beurteilungsgespräch?

Steht Ihre Beurteilung danach fest, führen Sie anschließend das Beurteilungsgespräch mit Ihrer Mitarbeiterin bzw. Ihrem Mitarbeiter.

Im Gesprächsprozess nach der Begrüßung und dem Abgleich der Rahmenbedingungen hat Ihr/e Mitarbeiter/in zuerst die Möglichkeit, ihre/seine Leistungen und ihr/sein Arbeitsverhalten rückblickend zu erläutern. Erst danach sollten Sie Ihre Sicht ihrer/seiner Leistung und ihres/seines Arbeits- und Sozialverhaltens begründet darstellen.

Danach erfolgt ein Meinungsaustausch – auch zu den eventuellen Differenzen in der Einschätzung. Kann keine Einigung erzielt werden, müssen die gegenseitigen Positionen klar und transparent herausgearbeitet werden, damit beide Gesprächspartner die Meinung des anderen zumindest nachvollziehen, wenn schon nicht akzeptieren können. Ist Ihr/e Mitarbeiter/in mit Ihrer Beurteilung nicht einverstanden, kann sie/er eine Gegendarstellung verfassen, die mit der Beurteilung in ihre Personalakte aufgenommen wird.

Anschließend können Potenzialeinschätzung und Entwicklungsziele der/des Mitarbeiterin/s besprochen werden. Auch hier sollten Sie Ihrer/n Mitarbeiter/in das erste Wort überlassen.

Zum Abschluss des Beurteilungsgesprächs sollten Sie noch einmal alle wesentlichen Punkte wie Ergebnisse, verabredete Maßnahmen und noch offene Gegebenheiten zusammenfassen. Alle Ergebnisse werden schriftlich festgehalten und von beiden Seiten mit der Unterschrift bestätigt (zur Kenntnis genommen).

Das Beurteilungsgespräch sollte generell positiv beendet werden: Sie sind zu einem Ergebnis gekommen und es gibt weitere Ziele und Entwicklungen in der Zusammenarbeit.

Welche Grundsätze in der Gesprächsführung sollten Sie im Beurteilungsgespräch beherzigen?

• Besprechen Sie das das Wesentliche, ohne sich in Details zu verlieren.
• Trennen Sie Feedback zur Person und Lob/Kritik zur Sache.
• Bleiben Sie sachlich.
• Verdeutlichen Sie anhand nachvollziehbarer Fakten und Beispiele, wie Sie zu Ihrer Beurteilung gekommen sind.

Effektive Gestaltung von Beurteilungsgesprächen durch eine gute Gesprächsvorbereitung und professionelle Gesprächsführung 

Durch Beurteilungen erhalten Sie qualifizierte Aussagen über das Leistungsverhalten, Entwicklungspotenzial und mögliche Fördermaßnahmen Ihrer Mitarbeiter*innen. Außerdem können Beurteilungen die Basis für Ihre weitere Personaleinsatzplanung und die Identifizierung von Nachwuchskräften sein, ebenso für leistungsbezogene Anreizsysteme.

Das Einstufungsverfahren sollte jedoch sorgfältig gewählt und entwickelt sein. Ebenso sollten Sie und Ihre Kollegen und Kolleginnen innerhalb Ihrer Organisation mit den vorgegebenen Beurteilungskriterien die gleichen Inhalte und Handlungsweisen verbinden.

Das Gespräch selbst kann durch eine gute inhaltliche und strukturelle Vorbereitung und eine professionelle Gesprächsführung für beide Gesprächspartner effektiv gestaltet werden. Sie sind als Führungskraft für die Gesprächsführung verantwortlich. Wenden Sie daher die wichtigsten Grundsätze im Beurteilungsgespräch und die Basics der Kommunikation, wie z. B. Zuhören, Fragen stellen, Feedback geben, kritisieren etc. richtig an.