Aufgabendelegation

Die Delegation von Aufgaben gehört zu einer guten Mitarbeiterführung und stellt somit ein wichtiges Führungsinstrument dar. Um Aufgaben erfolgreich zu delegieren, ist es wichtig, wirkungsvoll zu kommunizieren. Denn bei der Delegation einer Aufgabe werden Zuständigkeit, Verantwortung und Entscheidungsbefugnis für einen bestimmten Aufgabenbereich an eine/n unterstellte/n Mitarbeiter/in zur selbstständigen Erledigung übertragen.

Manche Führungskräfte haben Bedenken bei der Aufgabendelegation. Aufgaben richtig zu delegieren, ist jedoch der Schlüssel für eine gute Führung…

Warum sollten Sie Aufgaben delegieren?

Ziel ist es, Sie als Führungskraft von den Routineaufgaben zu entlasten. Gleichzeitig sollen die Leistungsmotivation, Eigeninitiative und Verantwortungsbereitschaft des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin gefördert werden. Delegieren liegt das Führungskonzept Management by Delegation (MbD) zu Grunde.

Die Vor- und Nachteile der Aufgabendelegation für Sie als Führungskraft

Eine Aufgabendelegation an Ihren Mitarbeiter/Ihre Mitarbeiterin bedeutet für Sie sowohl Vor- als auch Nachteile.:

Wie Sie sehen: Die Vorteile überwiegen. Außerdem beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter*innen kooperativ.

Aber auch Ihre Mitarbeiter*innen betrachten eine Aufgabendelegation zwiespältig:

Daher müssen Sie auch immer mit einem Abwehrverhalten seitens Ihres Mitarbeiters oder Ihrer Mitarbeiterin rechnen. Auch hier ist wieder Ihre Argumentations- und Überzeugungsfähigkeit gefragt. Denn es geht nicht darum, eine Aufgabe einfach nur anzuweisen. Dies gehört eher zu Management by Direction and Controll (s. u.).

Aufgaben richtig delegieren: Wie Sie eine Aufgabendelegation kompetent vorbereiten

Sie als Führungskraft sollten zuerst folgende W-Fragen in der Vorbereitung klären, damit Ihre Aufgabendelegation erfolgreich wird:

• Was ist zu tun? – Hier geht es darum, genau festzulegen, wie die Aufgabe und das gewünschte Ergebnis aussehen. Hier können auch schon mögliche Schwierigkeiten in den Blick genommen werden.
• Wer soll es tun? – Wer ist für die Aufgabe, die Sie delegieren möchten, geeignet? Braucht er/sie noch Unterstützung?
• Warum und wozu soll die Aufgabe erledigt werden? – Das ist für Ihre Mitarbeiter*in wichtig, um die Aufgabe selbst, ihre Sinnhaftigkeit und den Nutzen zu verstehen.
• Wie soll die Aufgabe erledigt werden? – Hier geht es um Fragen der Qualität, der Vorgehensweise, der Kosten, eventueller Richtlinien etc. Dies schließt auch die Frage nach dem Womit ein: Gibt es zur Erledigung der Aufgabe bereits schon Hilfsmittel, Unterlagen o. Ä., die verwendet werden sollen?
• Wann soll mit der Aufgabe begonnen und bis wann soll sie erledigt sein? – Hier geht es um Termine, Zwischentermine, Kontrolle etc.

Wirkungsvoll Delegieren geht nur im Dialog!

Gratis-Checkliste Aufgabendelegation zum Download

  Gratis Checkliste Aufgabendelegation downloaden*

*Mit der Download-Bestätigung erhalten Sie eine gesonderte Email für den Download und zusätzlich eine Einladung zu unseren News aus dem Bereich Kommunikation & Führung . Sie können sich jederzeit von der Liste abmelden.

Was Sie im Delegationsgespräch beachten sollten

Ziel des Delegationsgespräches ist es, Ihrem Mitarbeiter/Ihrer Mitarbeiterin die Chance zur Weiterentwicklung durch interessante Aufgaben zu geben. Weiterentwicklung ist aber nur möglich, wenn eine Aufgabe zwar herausfordernd, aber nicht überfordernd ist.

Im Gespräch sollen Sie Ihre*n Mitarbeiter*in motivieren, die Aufgabe freiwillig zu übernehmen. Dazu muss die Aufgabe im betrieblichen Gesamtzusammenhang verstanden werden. Wichtig ist auch, den Nutzen zu verstehen, der mit der Übernahme der Aufgabe verbunden ist.

Sie als Führungskraft sollten im Gespräch auf Einwände oder Bedenken flexibel und argumentativ reagieren und Unterstützung und/oder Entlastungsmöglichkeiten anbieten.

Vereinbaren Sie auch hier Meilensteine, Kontrollschleifen, Zwischentermine und einen Endtermin mit einem Abschlussgespräch, wenn Sie Aufgaben delegieren. Planen Sie für ein solches Gespräch ca. 30-40 Minuten ein.

Die 6 wichtigsten Regeln für ein erfolgreiches Delegationsgespräch

1. Delegieren Sie Aufgaben, nicht Maßnahmen.
2. Delegieren Sie herausfordernde, nicht überfordernde Aufgaben.
3. Übertragen Sie die entsprechenden Kompetenzen (z. B. Entscheidungskompetenz) mit der delegierten Aufgabe.
4. Vermitteln Sie das Was, das Warum und Wozu, ebenso das Wie und Wann Ihrem Gesprächspartner/Ihrer Gesprächspartnerin im Gespräch.
5. Vereinbaren Sie gemeinsam die Leistungsstandards und Rückmeldeprozeduren.
6. Bieten Sie Ihre Unterstützung bei Schwierigkeiten an.

Hintergrund zum Delegieren von Aufgaben: Führungstechnik Management by Delegation (MbD)

Management by Delegation ist eine Führungstechnik für hierarchisch strukturierte Organisationen. Zuständigkeiten und Verantwortungen werden auf die Mitarbeiter*innen übertragen. Sie erfolgt stufenweise immer auf die nächstuntere Ebene.

In diesem abgegrenzten Aufgabenbereich kann und darf der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin selbstständig handeln und entscheiden, wenn er/sie sachlich dafür zuständig ist. Ausnahmen davon sind nur in begründeten Fällen möglich. D.h. also, dass Sie als Vorgesetzte/r nur in Ausnahmenfällen, wie z. B. sichtbarem Fehlverhalten, eingreifen dürfen.

Dies birgt jedoch in der Praxis einige Schwierigkeiten. Es braucht Regelungen:

• Wie sehen die Aufgaben, die delegiert werden, genau aus?
• Welche Kompetenzen braucht man dafür?
• Wie sind Ausnahmen definiert, sprich ab wann dürfen oder sollen Sie als Führungskraft eingreifen?

Eine Fülle an Regelungen kann jedoch zu Überorganisation und eingeschränkter Flexibilität führen, wodurch wiederum eine schnelle und kompetente Zielerreichung durch die Delegation von Aufgaben eingeschränkt werden kann.

Abgrenzung zu anderen Führungstechniken und-modellen:

• Oft wird das MbD mit dem Harzburger Modell gleichgesetzt. Aber das Harzburger Modell stellt im Gegensatz zu MbD ein Totalmodell dar: Es versucht das gesamte Führungsgeschehen zu erfassen. Daher beinhaltet es auch beispielsweise Elemente des MbE (Management by Exception). Das Harzburger Modell war in der Vergangenheit weit verbreitet, hat aber heute an Attraktivität verloren, weil MbD doch einige Nachteile hat und es neuere Managementformen, wie z. B. MbO, gibt.
• Managementform MbC (Management by Direction and Control) ist ein direktives, autoritäres Führungsprinzip mit Anweisung und Kontrolle durch einen/n Vorgesetzten. Aufgaben werden verteilt, nicht delegiert. Mitarbeiter*innen haben keine Mitwirkungs- und Gestaltungsmöglichkeiten. Diese autoritäre Führungstechnik wird heute nur noch selten angewendet.
• Managementform MbO (Management by Objectives): „Führen mit Zielen“. Hier geht es um Führen durch Zielvereinbarungen in Form eines kooperativen Prozesses zwischen Ihnen als Führungskraft und Ihren Mitarbeiter*innen.

Weitere lesenswerte Artikel aus dem Bereich Kommunikation und Führung

Management bei Objectives (MbO): Zielvereinbarungsgespräche richtig führen